Facturación online, ventajas y funcionamiento

Por lo general cuando tenemos una micropyme o si somos autónomos, la facturación es solo una más de las tareas que tenemos que realizar en nuestro día a día. En España hay un gran porcentaje de personas que continúan utilizando una hoja de cálculo para realizar este trabajo, es más, es a veces el gestor que hayamos contratado quien nos proporciona una plantilla y de hecho hay personas con la que hemos hablado que nos decían que para ellos un sistema como Fakio no era necesario pues estaban "acostumbrados" a su hoja de excel. Habían aprendido a convivir con los problemas de errores en la numeración, la imposibilidad de ver sus facturas fuera de su oficina o bien el no contar con el estado de los pagos de cada factura.

Fakio nace precisamente del hecho de que en nos dimos cuenta de que una herramienta así seria útil para cualquiera que estuviera interesado en llevar un control adecuado de su facturación, por ello, pensamos que esta sería una buena forma de que la gente puediese conocer nuestro trabajo, con esta premisa en mente desarrollamos este sistema incluyendo en él las funcionalidades que detallamos a continuación:

Base de datos de clientes.

listado de clientes

Fakio cuenta con un maestro de clientes que facilita la inclusión de los datos de todos nuestros clientes con lo que cada vez que tengamos que hacer una factura dichos datos son colocados automáticamente en los campos correspondientes con lo que datos como el CIF, el nombre comercial de clientes o su dirección quedarán reflejados en la factura sin necesidad de escribirlos cada vez que tengamos que emitir una factura.

Adicionalmente, puede modificar la información que el sistema sugiere adaptándola a sus necesidades en cada momento.

Numeración automática de facturas

numeración automática de facturas

La numeración, otro frecuente origen de problemas a la hora de facturar manualmente, se resuelve en fakio gracias a un sistema de numeración automática que le permite olvidarse de este detalle y dejar en manos del sistema la numeración de sus facturas. Aún así tiene acceso a cambiar el númera de su siguiente factura con solo ajustar dicho parámetro en su sección de configuración personal.

Con esta solución, puede inicializar en uno su factura con cada cambio de año o bien hacerlo cada mes, practicamente cualquier tipo de segmentación que desee es posible.

El número de una factura nueva aparecerá en blanco mientras la confecciona, en el momento que termine, el sistema le asignará un número y almacenará el documento en su base de datos.

El sistema no le obliga a llevar una numeración correlativa y aunque esa es su obligación por ley podrá cambiar el siguiente número a registrar desde su panel de configuración personal si es que fuera necesario.

Base de datos de productos & servicios

listado de productos y servicios para facturación

En la pequeña empresa es habitual trabajar con un conjunto más o menos reducido de productos y servicios por lo que al añadir un producto en nuestras facturas suele tratarse por lo general de uno que vendemos con regularidad. Para evitar que tenga que colocar la misma información cada vez que añade un producto en su factura, Fakio revisará el código que utilice al añadir el producto en el detalle, si el producto es nuevo recogera la descripción y la almacenara en una base de datos de productos y servicios para que la siguiente vez que utilice el producto la descripción sea recuperada automáticamente.

Cálculo de impuestos autómatico.

cálculo automático de impuestos

Puede asignar un importe de impuestos distinto a cada linea de su factura y más aún, puede calcularl automáticamente un porcentaje determinado o bien asignar una cantidad fija de forma manual.

Para calcular un porcentaje escriba el porcentaje deseado en la casilla de iva seguido del simbolo "%" (Ejemplo: 16%) y el sistema calculará el porcentaje sobre la base imponible. Si desea una cantidad fija escríbala y el sistema la utilizará.

Control de compras para el pago de IVA

facturas de compra

Como seguramente ya habrá experimentado, uno de los problemas con los que un autónomo o pequeño empresario choca cada trimestre es la declaración del IVA. Para ayudarle a gestionar este proceso Fakio pone a su disposición un sistema de registro de facturas de compra que le permitirá registrar sus compras a medida que las hace asignando un número de documento a cada factura de compra con lo que al final del trimestre tendrá organizadas y registradas todas sus compras para enviarlas a su gestor

Base de datos y copias de respaldo automáticas.

copias de espaldo de sus facturas a diario

Con Fakio tendrá la seguridad de que sus datos estan a buen recaudo, no solo porque nuestros servidores se encuentran en un centro de datos de alta disponibilidad (Salas atemperadas, protección contra incendios, control de acceso, mantenimiento 24/7, etc) sino tambien por que desde bytebox realizamos tareas de mantenimiento habitual, entre ellas la generación de una copia de respaldo diaria. Es como si tuviera un tecnico de sistemas en su oficina ocupándose de que su sistema esté siempre a punto para cuando lo necesite.